Drucker und Scanner gehören zum Arbeitsalltag in Gemeindebüros, Kitas und Friedhofsverwaltungen. Hier erfahren Sie, wie Sie einen Drucker hinzufügen, Dokumente einscannen und was Sie tun können, wenn der Drucker einmal nicht funktioniert.
Neuen Drucker hinzufügen – Schritt für Schritt
Wenn Sie einen neuen Drucker an Ihrem Arbeitsplatz nutzen möchten, muss er zuerst mit Ihrem Computer verbunden werden. In den meisten Fällen erledigt das Ihr IT-Dienstleister. Falls Sie einen Netzwerkdrucker selbst hinzufügen möchten:
- Öffnen Sie die Windows-Einstellungen (Windows-Taste + I)
- Klicken Sie auf „Bluetooth und Geräte“, dann auf „Drucker und Scanner“
- Klicken Sie auf „Gerät hinzufügen“
- Windows sucht nach verfügbaren Druckern – wählen Sie Ihren Drucker aus der Liste
- Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm
- Drucken Sie eine Testseite, um zu prüfen, ob alles funktioniert
💡 Drucker wird nicht gefunden?
Wenn Ihr Drucker nicht automatisch gefunden wird, prüfen Sie:
- Ist der Drucker eingeschaltet?
- Ist der Drucker mit dem gleichen Netzwerk verbunden wie Ihr Computer?
- Bei USB-Druckern: Ist das USB-Kabel fest eingesteckt?
Wenn es nicht klappt, wenden Sie sich an Ihren IT-Dienstleister.
Scannen an E-Mail
Viele Multifunktionsdrucker (Drucker, die auch kopieren und scannen können) bieten die Möglichkeit, Dokumente direkt an Ihre E-Mail-Adresse zu scannen. Das gescannte Dokument kommt dann als PDF-Anhang in Ihrem Outlook-Posteingang an.
So scannen Sie an Ihre E-Mail:
- Legen Sie das Dokument auf den Scanner (Glasfläche oder Dokumenteneinzug)
- Wählen Sie am Drucker-Display die Funktion „Scan to E-Mail“ oder „Scannen an E-Mail“
- Wählen Sie Ihre E-Mail-Adresse als Empfänger (oft als Kurzwahl gespeichert)
- Drücken Sie auf „Start“ oder „Senden“
- Das gescannte Dokument wird an Ihre E-Mail-Adresse gesendet
📝 Scan-Funktion nicht verfügbar?
Die Scan-an-E-Mail-Funktion muss zunächst eingerichtet werden. Wenden Sie sich an Ihren IT-Dienstleister, damit die E-Mail-Adressen am Drucker hinterlegt werden.
Wenn der Drucker nicht druckt – Checkliste
Bevor Sie den IT-Support kontaktieren, können Sie folgende Punkte selbst prüfen:
- Ist der Drucker eingeschaltet? – Prüfen Sie, ob die Betriebsleuchte leuchtet
- Zeigt der Drucker eine Fehlermeldung? – Lesen Sie die Meldung auf dem Display (z. B. „Papierstau“, „Toner leer“)
- Ist Papier eingelegt? – Prüfen und füllen Sie ggf. das Papierfach auf
- Ist der richtige Drucker ausgewählt? – Prüfen Sie im Druckfenster, ob der korrekte Drucker gewählt ist
- Gibt es einen Papierstau? – Öffnen Sie die Klappe(n) und entfernen Sie vorsichtig eingeklemmtes Papier
- Drucker neu starten: Schalten Sie den Drucker aus, warten Sie 10 Sekunden und schalten Sie ihn wieder ein
- Computer neu starten: Manchmal hilft auch ein Neustart des Computers, um hängengebliebene Druckaufträge zu löschen
⚠️ Problem besteht weiterhin?
Wenn der Drucker nach diesen Schritten immer noch nicht funktioniert, wenden Sie sich an Ihren externen IT-Dienstleister. Drucker-Hardware-Probleme fallen in dessen Zuständigkeit. Wenn Sie nicht wissen, wer das ist, fragen Sie bei support@kk-oh.de nach.
Häufige Fragen
Kann ich vom KKOH-Server (Terminalserver) aus drucken?
Ja. Wenn Ihr Drucker korrekt eingerichtet ist, wird er auch in der Server-Sitzung angezeigt. Wählen Sie beim Drucken den Drucker aus, der Ihren Standortnamen enthält. Falls der Drucker nicht angezeigt wird, melden Sie sich bei support@kk-oh.de.
Wo kann ich Toner oder Tinte bestellen?
Toner und Verbrauchsmaterial für Ihren Drucker bestellen Sie über Ihre Verwaltung oder direkt beim IT-Dienstleister, der den Drucker betreut. Notieren Sie sich die Modellbezeichnung Ihres Druckers (steht meist vorne auf dem Gerät), damit das richtige Material bestellt wird.
Wie drucke ich beidseitig?
Wählen Sie im Druckfenster unter „Einstellungen“ die Option „Beidseitig drucken“ oder „Duplex“. Nicht alle Drucker unterstützen beidseitigen Druck – schauen Sie in die Anleitung Ihres Geräts.
Mein Ausdruck hat Streifen oder ist blass – was tun?
Das deutet auf einen fast leeren Toner oder eine verstopfte Druckdüse hin. Bei Laserdruckern: Toner-Kassette herausnehmen und vorsichtig schütteln (bringt noch einige Ausdrucke). Bestellen Sie zeitnah einen neuen Toner.
Wer ist für die Drucker-Wartung zuständig?
Drucker sind Hardware vor Ort und fallen in die Zuständigkeit Ihres externen IT-Dienstleisters. Die IT-Abteilung des Kirchenkreises kann nur bei Druckproblemen helfen, die mit dem KKOH-Server oder der Software zusammenhängen.