Im Kirchenkreis Ostholstein stehen Ihnen zwei Cloud-Speicher (Online-Speicher) zur Verfügung: OneDrive für Ihre persönlichen Dateien und SharePoint für gemeinsame Dateien Ihrer Einrichtung. Beide Speicher gehören zu Microsoft 365 und sind sicher und verschlüsselt.
OneDrive vs. SharePoint – Was ist der Unterschied?
👤 OneDrive – Ihr persönlicher Speicher
- Gehört nur Ihnen – andere sehen Ihre Dateien nicht (es sei denn, Sie teilen sie)
- Ideal für persönliche Dokumente, Entwürfe und Notizen
- Vergleichbar mit einem persönlichen Ordner auf dem eigenen Computer – aber sicher in der Cloud gespeichert
👥 SharePoint – Gemeinsamer Speicher Ihrer Einrichtung
- Gehört der ganzen Gruppe (z. B. Ihrer Kirchengemeinde oder Ihrem Team in Teams)
- Alle berechtigten Personen können auf die Dateien zugreifen
- Ideal für Dokumente, die mehrere Personen brauchen: Formulare, Protokolle, Dienstpläne
- Vergleichbar mit einem gemeinsamen Aktenschrank
Faustregel: Meine eigenen Dateien → OneDrive. Dateien für das Team → SharePoint (bzw. Dateien in einem Teams-Kanal).
Wo lege ich welche Unterlagen ab?
- Persönliche Entwürfe und Notizen → OneDrive
- Sitzungsunterlagen und Protokolle → SharePoint (Teams-Dateibereich)
- Dienstpläne und Formulare → SharePoint
- Fotos und Präsentationen für Veranstaltungen → SharePoint
- Vertrauliche Personaldokumente → Nur im dafür vorgesehenen, geschützten Bereich
⚠️ Nicht auf dem Desktop oder dem lokalen Laufwerk C: speichern!
Dateien, die nur auf Ihrem Computer liegen (z. B. auf dem Desktop oder unter „Eigene Dateien“ lokal), sind nicht gesichert. Geht der Computer kaputt, sind diese Dateien verloren. Speichern Sie immer in OneDrive oder SharePoint.
Wer darf auf welche Dateien zugreifen?
- OneDrive: Standardmäßig nur Sie selbst. Sie können einzelne Dateien oder Ordner gezielt mit anderen Personen teilen.
- SharePoint / Teams-Dateien: Alle Mitglieder der jeweiligen Gruppe haben automatisch Zugriff. Wer Mitglied ist, wird von der IT-Abteilung oder dem Gruppen-Eigentümer festgelegt.
So teilen Sie eine Datei mit anderen Personen
Wenn Sie eine Datei aus OneDrive mit einer Kollegin oder einem Kollegen teilen möchten:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei
- Wählen Sie „Teilen“
- Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein
- Wählen Sie, ob die Person die Datei bearbeiten oder nur ansehen darf
- Klicken Sie auf „Senden“
🔒 Sicher teilen
Teilen Sie Dateien nur mit bestimmten Personen, nicht mit „Jeder mit dem Link“. So stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Personen Zugriff haben. Besonders bei personenbezogenen Daten ist das Pflicht.
Was bedeuten die Symbole?
Im Datei-Explorer (Windows) und in OneDrive sehen Sie kleine Symbole neben Ihren Dateien. Das bedeuten sie:
☁️ Wolke (blau)
Die Datei ist nur online gespeichert (in der Cloud). Sie müssen mit dem Internet verbunden sein, um sie zu öffnen. Vorteil: Die Datei belegt keinen Speicherplatz auf Ihrem Computer.
✅ Grüner Haken (Kreis)
Die Datei ist auf Ihrem Computer und in der Cloud gespeichert. Sie können die Datei auch ohne Internet öffnen. Änderungen werden automatisch synchronisiert, sobald Sie wieder online sind.
🔄 Zwei blaue Pfeile (Kreis)
Die Datei wird gerade synchronisiert – das heißt, die aktuelle Version wird zwischen Ihrem Computer und der Cloud abgeglichen. Warten Sie kurz, bis der Vorgang abgeschlossen ist.
Häufige Fragen
Ich habe eine Datei versehentlich gelöscht – was tun?
Gelöschte Dateien landen im Papierkorb von OneDrive oder SharePoint. So stellen Sie sie wieder her:
- Öffnen Sie OneDrive im Browser (onedrive.com) oder SharePoint
- Klicken Sie links auf „Papierkorb“
- Suchen Sie die gelöschte Datei und klicken Sie auf „Wiederherstellen“
Dateien bleiben 93 Tage im Papierkorb, bevor sie endgültig gelöscht werden.
Kann ich eine ältere Version einer Datei wiederherstellen?
Ja. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei und wählen Sie „Versionsverlauf“. Dort sehen Sie alle gespeicherten Versionen und können eine frühere Version wiederherstellen.
Brauche ich Internet, um auf meine Dateien zuzugreifen?
Für Dateien mit dem Wolken-Symbol benötigen Sie Internet. Dateien mit dem grünen Haken sind auch offline verfügbar. Sie können wichtige Dateien gezielt offline verfügbar machen: Rechtsklick → „Immer auf diesem Gerät beibehalten“.
Wo finde ich OneDrive auf meinem Computer?
OneDrive ist in der Regel im Datei-Explorer (linke Seitenleiste) unter dem Namen „OneDrive – Ev.-Luth. Kirchenkreis Ostholstein“ zu finden. Sie erkennen es am blauen Wolken-Symbol.
Wie viel Speicherplatz habe ich?
Jedes Benutzerkonto hat in OneDrive standardmäßig 1 TB (1.000 GB) Speicherplatz – das reicht für sehr viele Dokumente. Wenn Sie mehr benötigen, wenden Sie sich an support@kk-oh.de.