Outlook ist das E-Mail-Programm von Microsoft, das im Kirchenkreis Ostholstein für die dienstliche Kommunikation genutzt wird. Neben E-Mails bietet Outlook auch einen Kalender, in dem Sie Termine verwalten und mit Kolleginnen und Kollegen teilen können.
Outlook zum ersten Mal einrichten (Erststart)
Wenn Sie Outlook zum ersten Mal öffnen, muss Ihr E-Mail-Konto eingerichtet werden. Folgen Sie diesen Schritten:
- Outlook öffnen: Klicken Sie auf das Outlook-Symbol in der Taskleiste oder im Startmenü
- E-Mail-Adresse eingeben: Geben Sie Ihre dienstliche E-Mail-Adresse ein (z. B. m.mueller@kk-oh.de)
- Verbinden klicken: Klicken Sie auf „Verbinden“ oder „Weiter“
- Anmeldung bestätigen: Es erscheint ein Microsoft-Anmeldefenster. Geben Sie Ihr Passwort ein und bestätigen Sie ggf. die Mehrstufige Authentifizierung (MFA)
- Postfach wird geladen: Outlook lädt nun Ihre E-Mails. Das kann beim ersten Mal einige Minuten dauern
💡 Was ist MFA (Mehrstufige Authentifizierung)?
MFA ist ein zusätzlicher Sicherheitsschritt bei der Anmeldung. Neben Ihrem Passwort müssen Sie die Anmeldung z. B. auf Ihrem Handy bestätigen. So wird verhindert, dass sich Fremde mit Ihrem Passwort allein anmelden können.
E-Mails lesen und schreiben
So arbeiten Sie täglich mit Outlook:
E-Mails lesen: Neue E-Mails erscheinen im Posteingang (links in der Liste). Klicken Sie auf eine E-Mail, um sie zu lesen. Ungelesene E-Mails sind fett dargestellt.
Neue E-Mail schreiben:
- Klicken Sie oben links auf „Neue E-Mail“
- Geben Sie im Feld „An“ die E-Mail-Adresse des Empfängers ein
- Geben Sie einen aussagekräftigen Betreff ein
- Schreiben Sie Ihre Nachricht im großen Textfeld
- Klicken Sie auf „Senden“
Auf eine E-Mail antworten: Öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie auf „Antworten“ (nur an den Absender) oder „Allen antworten“ (an alle Empfänger).
Kalender gemeinsam nutzen
Der Outlook-Kalender hilft Ihnen, Termine zu planen und sich mit Kolleginnen und Kollegen abzustimmen:
- Kalender öffnen: Klicken Sie unten links auf das Kalender-Symbol
- Termin erstellen: Klicken Sie auf den gewünschten Tag und die Uhrzeit, oder nutzen Sie „Neuer Termin“
- Teilnehmer einladen: Klicken Sie auf „Teilnehmer einladen“ und geben Sie die E-Mail-Adressen der Kolleginnen und Kollegen ein
- Kalender anderer Personen einsehen: Über „Kalender hinzufügen“ können Sie die Kalender Ihrer Kolleginnen und Kollegen einblenden, um freie Zeiten zu finden
Postfächer für Gemeindebüros
Viele Einrichtungen haben ein gemeinsames E-Mail-Postfach (z. B. kg-eutin@kk-oh.de). Dieses Postfach wird von mehreren Personen genutzt und erscheint automatisch in Ihrem Outlook, wenn Sie dafür freigeschaltet sind.
- Das gemeinsame Postfach finden Sie in der linken Seitenleiste unter Ihrem persönlichen Postfach
- Sie können E-Mails lesen und im Namen der Einrichtung antworten
- Wenn das Postfach nicht angezeigt wird: Wenden Sie sich an support@kk-oh.de
Profi-Tipp: E-Mail-Signatur einrichten
Eine Signatur wird automatisch unter jede E-Mail gesetzt, die Sie versenden. So müssen Sie nicht jedes Mal Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten eintippen.
So richten Sie Ihre Signatur ein:
- Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf Datei → Optionen → E-Mail → Signaturen
- Klicken Sie auf „Neu“ und geben Sie der Signatur einen Namen
- Tragen Sie Ihre Kontaktdaten ein (siehe Vorlage unten)
- Wählen Sie die Signatur als Standard für neue E-Mails und Antworten
📝 Vorlage für Ihre Signatur
Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Vor- und Nachname]
[Ihre Funktion / Position]
[Name der Einrichtung]
Telefon: [Ihre Telefonnummer]
E-Mail: [Ihre E-Mail-Adresse]
Häufige Probleme beim Erststart
Outlook fragt immer wieder nach dem Passwort
Schließen Sie Outlook komplett. Öffnen Sie es erneut und geben Sie Ihr Passwort sorgfältig ein. Setzen Sie den Haken bei „Angemeldet bleiben“. Wenn das Problem anhält, wenden Sie sich an support@kk-oh.de.
Es erscheint die Meldung „Konto nicht gefunden“
Prüfen Sie, ob Sie Ihre E-Mail-Adresse korrekt eingegeben haben. Achten Sie auf Tippfehler (z. B. kk-oh.de statt kkoh.de). Falls Ihr Konto neu ist, wurde es möglicherweise noch nicht aktiviert – kontaktieren Sie die IT-Abteilung.
E-Mails werden nicht geladen
Prüfen Sie Ihre Internetverbindung. Beim Erststart kann es einige Minuten dauern, bis alle E-Mails heruntergeladen sind. Unten rechts in Outlook sehen Sie den Status: „Alle Ordner sind auf dem neuesten Stand“ bedeutet, dass der Download abgeschlossen ist.
Wie sende ich eine E-Mail mit Anhang?
Erstellen Sie eine neue E-Mail und klicken Sie oben auf „Anfügen“ (Büroklammer-Symbol). Wählen Sie die gewünschte Datei von Ihrem Computer oder aus OneDrive aus. Beachten Sie: Anhänge sollten nicht größer als 25 MB sein. Für größere Dateien nutzen Sie OneDrive.
Wo finde ich gesendete E-Mails?
Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „Gesendete Elemente“. Dort finden Sie alle E-Mails, die Sie versendet haben.