Drucken & Scannen

Welche Drucker stehen mir zur Verfügung?

Im Kirchenkreis gibt es verschiedene Arten von Druckern:

• Netzwerkdrucker: Zentrale Drucker für Abteilungen oder Etagen (z. B. HP LaserJet, Canon imageRUNNER)
• Multifunktionsgeräte (MFP): Drucker mit Scan-, Kopier- und teilweise Fax-Funktion
• Farbdrucker: Für spezielle Anforderungen (z. B. Flyer, Präsentationen)
• Etikettendrucker: Für Adressetiketten, Ordnerrücken (in bestimmten Abteilungen)

Standortdrucker: Die meisten Mitarbeitenden nutzen den Hauptdrucker ihrer Abteilung oder Etage. Dieser ist als Standarddrucker in Windows eingerichtet.

Hinweis: Private Drucker (USB-Drucker zu Hause) können nur im Homeoffice über VPN/Terminalserver genutzt werden (siehe unten).

Wie drucke ich ein Dokument?

Das Drucken funktioniert in fast allen Programmen gleich:

1. Öffnen Sie das Dokument (Word, Excel, PDF, etc.)
2. Klicken Sie auf „Datei" → „Drucken" oder drücken Sie Strg + P
3. Wählen Sie den gewünschten Drucker aus der Liste
4. Konfigurieren Sie die Druckeinstellungen:
   • Anzahl der Exemplare: Wie viele Kopien?
   • Seiten: Alle Seiten oder nur bestimmte (z. B. 1-5, 10)
   • Seitenbereich: Aktuelle Seite, Auswahl oder alle
   • Ausrichtung: Hochformat oder Querformat
   • Farbe: Farbe oder Schwarzweiß (Schwarzweiß spart Kosten!)
   • Duplex (beidseitig): Ein- oder beidseitig drucken
5. Klicken Sie auf „Drucken"
6. Holen Sie den Ausdruck am Drucker ab

Tipp: Nutzen Sie die Druckvorschau, um zu prüfen, ob das Layout korrekt ist – das spart Fehldrucke!

Wie drucke ich beidseitig (Duplex)?

Beidseitiger Druck (Duplex) spart Papier und ist umweltfreundlicher:

1. Öffnen Sie den Druckdialog (Strg + P)
2. Klicken Sie auf „Druckereigenschaften" oder „Weitere Einstellungen"
3. Suchen Sie die Option „Beidseitiger Druck" oder „Duplex"
4. Wählen Sie:
   • „An langer Kante spiegeln": Standard für Dokumente im Hochformat (blättern wie ein Buch)
   • „An kurzer Kante spiegeln": Für Querformat oder Kalenderblätter
5. Klicken Sie auf „OK" und dann auf „Drucken"

Wichtig: Nicht alle Drucker unterstützen automatischen Duplexdruck. Bei älteren Modellen müssen Sie das Papier manuell wenden.

Wie drucke ich mehrere Seiten auf ein Blatt (N-up)?

Um Papier zu sparen, können Sie mehrere Seiten auf ein Blatt drucken (z. B. 2 oder 4 Seiten):

1. Öffnen Sie den Druckdialog
2. Klicken Sie auf „Druckereigenschaften"
3. Suchen Sie die Option „Seiten pro Blatt" oder „Layout"
4. Wählen Sie „2 Seiten pro Blatt" oder „4 Seiten pro Blatt"
5. Klicken Sie auf „OK" und drucken Sie

Anwendungsfall: Ideal für interne Entwürfe, Notizen oder Korrekturläufe.

Wie wähle ich den richtigen Drucker aus?

In der Druckerliste sehen Sie alle verfügbaren Drucker:

• Standarddrucker: Ist meist schon vorausgewählt (mit Häkchen markiert)
• Netzwerkdrucker: Namen enthalten oft Standort oder Abteilung (z. B. „HP LaserJet Verwaltung OG")
• PDF-Drucker: „Microsoft Print to PDF" speichert als PDF statt zu drucken (nützlich!)
• Lokale Drucker: Drucker an Ihrem eigenen PC (nur im Homeoffice relevant)

Tipp: Wenn Sie unsicher sind, welcher Drucker der richtige ist, fragen Sie Kolleg:innen oder den IT-Support.

Kann ich von zu Hause / im Homeoffice drucken?

Auf Netzwerkdruckern im Büro: Nein, Netzwerkdrucker sind nur im Büro oder über VPN vom Terminalserver aus erreichbar.

Auf Ihrem eigenen Drucker zu Hause: Ja, wenn Sie über den Terminalserver arbeiten:

1. Starten Sie FortiClient VPN und verbinden Sie sich
2. Öffnen Sie die Terminalserver-Verbindung
3. Stellen Sie sicher, dass lokale Ressourcen aktiviert sind (Drucker)
4. Ihr Heimdrucker erscheint automatisch in der Druckerliste (z. B. „Canon Pixma auf MEINPC")
5. Wählen Sie diesen Drucker beim Drucken aus

Alternative: Speichern Sie das Dokument als PDF und drucken Sie es lokal auf Ihrem PC.

Wie installiere ich einen neuen Drucker?

Wichtig: Drucker werden normalerweise von der IT-Abteilung zentral eingerichtet. Sie sollten keine Drucker selbst installieren.

Falls Sie Zugriff auf einen neuen Drucker benötigen:

1. Kontaktieren Sie den IT-Support: support@kk-oh.de
2. Geben Sie an:
   • Welchen Drucker Sie nutzen möchten (Name oder Standort)
   • Warum Sie diesen Drucker brauchen
   • Ob Sie ihn dauerhaft oder nur temporär benötigen
3. Die IT richtet den Drucker für Sie ein

Ausnahme: Im Homeoffice können Sie Ihren privaten Drucker selbst installieren (normale Windows-Installation).

Wie setze ich einen Standarddrucker?

Der Standarddrucker wird automatisch ausgewählt, wenn Sie etwas drucken:

1. Öffnen Sie Windows-Einstellungen (Windows-Taste + I)
2. Gehen Sie zu „Geräte" → „Drucker & Scanner"
3. Klicken Sie auf den gewünschten Drucker
4. Klicken Sie auf „Als Standard"

Tipp: Aktivieren Sie die Option „Windows-Standard-Drucker automatisch verwalten" – Windows wählt dann immer den zuletzt verwendeten Drucker.

Wie scanne ich ein Dokument?

Die meisten Multifunktionsgeräte (MFP) können scannen. Es gibt zwei Methoden:

Methode 1: Direkt am Gerät (Scan to E-Mail)

1. Legen Sie das Dokument auf das Scannerglas oder in den Dokumenteneinzug (ADF)
2. Gehen Sie am Display des Geräts zum Menü „Scannen" oder „Scan to E-Mail"
3. Wählen Sie Ihre E-Mail-Adresse aus dem Adressbuch (oder geben Sie sie ein)
4. Wählen Sie Einstellungen:
   • Farbe: Farbe, Graustufen oder Schwarzweiß
   • Auflösung: 300 dpi (Standard) oder höher für bessere Qualität
   • Dateiformat: PDF (Standard) oder JPEG
5. Drücken Sie „Start" oder „Scan"
6. Das gescannte Dokument wird an Ihre E-Mail gesendet

Methode 2: Von Ihrem PC aus (über Scanner-Software)

1. Legen Sie das Dokument auf das Scannerglas
2. Öffnen Sie die Scanner-Software auf Ihrem PC (z. B. „HP Smart", „Canon IJ Scan Utility")
3. Wählen Sie den Scanner aus
4. Konfigurieren Sie die Einstellungen (Farbe, Auflösung, Speicherort)
5. Klicken Sie auf „Scannen"
6. Das Dokument wird auf Ihrem PC gespeichert

Tipp: Für Texterkennung (OCR) nutzen Sie spezielle Software wie Adobe Acrobat oder Microsoft OneNote.

Wie richte ich Scan-to-E-Mail ein?

Scan-to-E-Mail ermöglicht es, gescannte Dokumente direkt per E-Mail zu versenden. Dies muss von der IT eingerichtet werden:

1. Kontaktieren Sie den IT-Support: support@kk-oh.de
2. Geben Sie an:
   • An welchem Multifunktionsgerät Sie scannen möchten (Standort/Modell)
   • Ihre E-Mail-Adresse (wird im Adressbuch des Geräts hinterlegt)
3. Die IT konfiguriert das Gerät für Sie
4. Ab dann erscheint Ihre E-Mail-Adresse im Adressbuch des Scanners

In welchem Format sollte ich scannen?

Das Format hängt vom Verwendungszweck ab:

• PDF (empfohlen): Für Dokumente, Verträge, Formulare
  • Vorteil: Universell lesbar, kompakt, mehrseitige Scans in einer Datei
  • Nachteil: Nicht direkt bearbeitbar (außer mit Adobe Acrobat)
• JPEG / JPG: Für Fotos, Bilder, Grafiken
  • Vorteil: Kleine Dateigröße, überall anzeigbar
  • Nachteil: Nur Einzelseiten, Qualitätsverlust bei Kompression
• TIFF: Für Archivierung (seltener)
  • Vorteil: Verlustfrei, hohe Qualität
  • Nachteil: Sehr große Dateien

Faustregel: Für Dokumente immer PDF, für Fotos JPEG.

Welche Auflösung sollte ich beim Scannen wählen?

Die Auflösung wird in DPI (Dots per Inch) angegeben:

• 150 dpi: Schnelle Vorschau, E-Mail-Versand (geringe Qualität)
• 300 dpi (Standard, empfohlen): Gute Qualität für Text und Grafiken, moderate Dateigröße
• 600 dpi: Hohe Qualität für detaillierte Dokumente, Fotos, Archivierung (große Dateien)
• 1200 dpi: Sehr hohe Qualität für professionelle Drucke (sehr große Dateien, langsam)

Empfehlung: Für normale Dokumente reichen 300 dpi völlig aus.

Was ist zu beachten beim Scannen personenbezogener Daten?

Datenschutz ist wichtig! Beim Scannen sensibler Dokumente:

• ✅ Senden Sie Scans nur an dienstliche E-Mail-Adressen (@kk-oh.de)
• ❌ Niemals an private E-Mail-Adressen (Gmail, Web.de, etc.)
• ✅ Speichern Sie Scans auf Netzlaufwerken (H:\, G:\), nicht auf dem Desktop
• ✅ Löschen Sie Dokumente vom Scanner-Speicher nach dem Scannen
• ✅ Entsorgen Sie Papier-Originale in Datenschutz-Behältern (nicht im normalen Papierkorb!)

Wichtig: Personenbezogene Daten (Namen, Adressen, Geburtsdaten) unterliegen der DSGVO und dürfen nicht unsicher gespeichert oder versendet werden!

Der Drucker reagiert nicht / druckt nicht

Checkliste zur Problemlösung:

1. Drucker eingeschaltet? Prüfen Sie, ob der Drucker eingeschaltet ist und keine Fehlermeldung anzeigt
2. Papier vorhanden? Prüfen Sie das Papierfach – ist genug Papier drin?
3. Papierstau? Öffnen Sie alle Klappen und prüfen Sie, ob Papier eingeklemmt ist
4. Netzwerkverbindung? Prüfen Sie, ob der Drucker mit dem Netzwerk verbunden ist (Netzwerkkabel oder WLAN)
5. Richtiger Drucker ausgewählt? Prüfen Sie im Druckdialog, ob der korrekte Drucker gewählt ist
6. Druckerwarteschlange prüfen:
   • Gehen Sie zu Systemsteuerung → Geräte und Drucker
   • Rechtsklick auf den Drucker → „Druckaufträge anzeigen"
   • Falls Aufträge feststecken: „Drucker" → „Alle Dokumente abbrechen"
   • Versuchen Sie erneut zu drucken
7. Drucker neustarten:
   • Schalten Sie den Drucker aus
   • Warten Sie 30 Sekunden
   • Schalten Sie ihn wieder ein
8. PC neustarten: Manchmal hilft ein Neustart des Computers

Falls das Problem weiterhin besteht, kontaktieren Sie den IT-Support: support@kk-oh.de oder Tel. 04521/788-0

Der Ausdruck sieht seltsam aus (verschoben, verzerrt, unleserlich)

Mögliche Ursachen und Lösungen:

• Falsches Papierformat: Prüfen Sie, ob im Druckdialog das richtige Format gewählt ist (A4, A5, etc.)
• Falsche Ausrichtung: Ändern Sie zwischen Hoch- und Querformat
• Skalierung: Deaktivieren Sie „An Seite anpassen" oder ändern Sie die Skalierung auf 100%
• Toner/Tinte fast leer: Prüfen Sie den Füllstand und tauschen Sie ggf. die Kartusche
• Verschmutzter Drucker: Reinigen Sie die Druckwalzen (siehe Geräteanleitung) oder kontaktieren Sie den IT-Support

Der Drucker zeigt „Toner/Tinte leer" an

Was tun?

• Im Büro: Wenden Sie sich an Ihre Führungskraft oder den zuständigen Bürobeauftragten – diese bestellen neue Kartuschen
• Bei externen Dienstleistern: Kontaktieren Sie direkt den Dienstleister (Telefonnummer steht meist am Gerät)
• Kirchenkreis-Geräte: Kontaktieren Sie den IT-Support: support@kk-oh.de

Tipp: Viele Drucker zeigen „Toner leer" an, obwohl noch etwas Restmenge vorhanden ist. Sie können die Kartusche herausnehmen, leicht schütteln und wieder einsetzen – oft funktioniert der Druck noch einige Seiten.

Der Drucker zieht kein Papier ein / Papierstau

Lösungen:

1. Papierstau beseitigen:
   • Schalten Sie den Drucker aus
   • Öffnen Sie alle Klappen (vorne, hinten, oben)
   • Entfernen Sie vorsichtig das eingeklemmte Papier (nicht reißen!)
   • Schließen Sie alle Klappen und schalten Sie den Drucker wieder ein
2. Papierfach prüfen:
   • Ist genug Papier vorhanden? (Aber nicht zu viel – max. 80% voll)
   • Liegt das Papier richtig? (Gerade, nicht schief)
   • Sind die Papierführungen richtig eingestellt?
3. Papierqualität:
   • Verwenden Sie geeignetes Druckerpapier (80 g/m²)
   • Kein feuchtes, geknicktes oder bereits bedrucktes Papier verwenden

Bei häufigen Papierstaus kontaktieren Sie den IT-Support oder Dienstleister – das Gerät muss eventuell gereinigt oder gewartet werden.

Ich sehe den Drucker nicht in der Liste

Mögliche Ursachen:

• Drucker nicht freigegeben: Sie haben keine Berechtigung für diesen Drucker → IT-Support kontaktieren
• Netzwerkproblem: Keine Verbindung zum Drucker → Netzwerk prüfen
• Drucker offline: Der Drucker ist ausgeschaltet oder nicht erreichbar
• Druckertreiber fehlt: Der Treiber ist nicht installiert → IT-Support kontaktieren

Schnelle Lösung: Rechtsklick auf den Drucker in „Geräte und Drucker" → „Drucker online verwenden" (falls „offline" angezeigt wird).

Scan-to-E-Mail funktioniert nicht

Checkliste:

• E-Mail-Adresse korrekt? Prüfen Sie, ob Ihre Adresse richtig geschrieben ist
• Netzwerkverbindung? Das Gerät muss mit dem Netzwerk verbunden sein
• E-Mail-Server erreichbar? Bei Serverausfällen funktioniert Scan-to-E-Mail nicht → IT-Support informieren
• Speicher voll? Manchmal ist der interne Speicher des Geräts voll → IT-Support kontaktieren

Alternative: Scannen Sie direkt von Ihrem PC aus (über Scanner-Software) und senden Sie das Dokument manuell per E-Mail.

Werden Druckaufträge gezählt und abgerechnet?

Ja, in vielen Abteilungen werden Druckaufträge erfasst:

• Kirchenkreis-Verwaltung: Drucke werden intern erfasst für Kostenstellenrechnung
• Externe Standorte (Gemeinden, Kitas): Abhängig vom Dienstleister – oft Pauschale oder Abrechnung nach Seitenzahl

Tipp: Drucken Sie nur das Nötigste und nutzen Sie Duplex (beidseitig), um Kosten zu sparen!

Wie kann ich Druckkosten reduzieren?

• ✅ Duplex (beidseitig drucken): Spart 50% Papier!
• ✅ Schwarzweiß statt Farbe: Farbdruck ist bis zu 10x teurer
• ✅ Druckvorschau nutzen: Vermeiden Sie Fehldrucke
• ✅ Nur benötigte Seiten drucken: Statt „Alle Seiten" nur „Seiten 1-3"
• ✅ Digital arbeiten: PDFs statt Papier verwenden, wo möglich
• ✅ Entwurfsmodus: Niedrigere Qualität für interne Dokumente (spart Toner)