Microsoft 365 – Teams

Was ist Microsoft Teams und wofür nutze ich es?

Microsoft Teams ist eine Kollaborationsplattform von Microsoft, die folgende Funktionen vereint:

• Chat: Einzelchats und Gruppenchats für schnelle, informelle Kommunikation
• Besprechungen: Videomeetings mit Bildschirmfreigabe, Aufzeichnung und Transkription
• Teams & Kanäle: Strukturierte Zusammenarbeit in Arbeitsgruppen mit thematischen Unterbereichen
• Dateiverwaltung: Gemeinsame Dokumentenbearbeitung, gespeichert in SharePoint
• Telefonie: VoIP-Anrufe intern und extern (wenn freigeschaltet)
• Integrationen: Einbindung von Apps wie Planner, Forms, OneNote u.v.m.

Im Kirchenkreis wird Teams für Projektarbeit, Arbeitsgruppen, Videokonferenzen, Remote-Zusammenarbeit und die schnelle Kommunikation zwischen Standorten eingesetzt.

Was ist der Unterschied zwischen einem Team, einem Kanal und einem Chat?

• Team: Eine Gruppe von Personen, die gemeinsam an Themen oder Projekten arbeiten (z.B. „Personalverwaltung", „IT-Support", „Projekt XY"). Ein Team hat Mitglieder und Besitzer.
• Kanal: Ein Unterbereich innerhalb eines Teams für spezifische Themen (z.B. „Allgemein", „Planung", „Dokumentation"). Kanäle sind für alle Teammitglieder sichtbar.
• Chat: Eine direkte Unterhaltung zwischen Einzelpersonen oder einer Ad-hoc-Gruppe. Chats sind privat und nicht an ein Team gebunden.

Faustregel: Chats für spontane, kurzfristige Kommunikation. Teams/Kanäle für dauerhafte Zusammenarbeit mit Struktur und gemeinsamen Dateien.

Wie melde ich mich in Teams an?

Teams nutzt Ihr Microsoft-365-Konto des Kirchenkreises:

1. Desktop-App: Starten Sie die Teams-App und melden Sie sich mit Ihrer dienstlichen E-Mail-Adresse (z.B. max.mustermann@kk-oh.de) und Ihrem Microsoft-365-Passwort an.
2. Web-Browser: Besuchen Sie teams.microsoft.com und melden Sie sich an.
3. Mobile App: Laden Sie die Microsoft Teams-App aus dem App Store (iOS) oder Google Play Store (Android) herunter und melden Sie sich an.

Wenn Sie bereits in Windows mit Ihrem Domänenkonto angemeldet sind, erfolgt die Anmeldung in der Teams-Desktop-App meist automatisch per Single Sign-On (SSO).

Wie starte ich einen Chat mit einem Kollegen?

1. Klicken Sie in Teams auf das Chat-Symbol (Sprechblase) in der linken Navigationsleiste.
2. Klicken Sie oben auf Neuer Chat.
3. Geben Sie den Namen der Person in das Suchfeld „An:" ein.
4. Tippen Sie Ihre Nachricht ein und drücken Sie Enter oder klicken Sie auf das Senden-Symbol.

Sie können auch mehrere Personen hinzufügen, um einen Gruppenchat zu erstellen. Geben Sie dem Gruppenchat optional einen Namen zur besseren Übersicht.

Kann ich Nachrichten bearbeiten oder löschen?

Ja. Fahren Sie mit der Maus über Ihre gesendete Nachricht und klicken Sie auf die drei Punkte (⋯):

• Bearbeiten: Ändern Sie den Text und speichern Sie. Die Nachricht wird als „bearbeitet" markiert.
• Löschen: Entfernt die Nachricht. Hinweis: In manchen Fällen können Administratoren gelöschte Nachrichten wiederherstellen (Compliance/Archivierung).

Fremde Nachrichten können Sie nicht bearbeiten oder löschen (außer Sie sind Teambesitzer).

Wie erwähne ich eine Person in einem Chat oder Kanal?

Tippen Sie das @-Zeichen gefolgt vom Namen der Person (z.B. @Max Mustermann). Teams zeigt Ihnen Vorschläge an. Wählen Sie die richtige Person aus.

Die erwähnte Person erhält eine Benachrichtigung, auch wenn sie den Chat/Kanal nicht aktiv verfolgt. Dies ist hilfreich, um wichtige Informationen gezielt zu kommunizieren.

Sie können auch @Team oder @Kanal verwenden, um alle Mitglieder zu benachrichtigen (sparsam verwenden!).

Kann ich Dateien im Chat senden?

Ja. Klicken Sie unter dem Nachrichtenfeld auf das Büroklammer-Symbol und wählen Sie eine Datei aus:

• Vom Computer hochladen: Datei wird hochgeladen und im Chat geteilt.
• Aus OneDrive/SharePoint: Verlinken Sie eine Datei aus der Cloud.

Dateien in Chats werden in Ihrem OneDrive gespeichert (bei 1:1-Chats) oder im OneDrive der Teilnehmenden (Gruppenchats).

Wie kann ich meinen Status einstellen (Verfügbar, Abwesend, Bitte nicht stören)?

Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild und wählen Sie einen Status:

• Verfügbar (grün): Sie sind online und erreichbar.
• Beschäftigt (rot): Sie sind online, aber konzentriert. Nachrichten werden trotzdem angezeigt.
• Bitte nicht stören (rot mit Strich): Sie werden nicht benachrichtigt (außer bei dringenden Nachrichten).
• Abwesend (gelb): Sie sind nicht am Gerät. Teams setzt den Status automatisch nach Inaktivität.
• Offline (grau): Sie sind nicht in Teams angemeldet.

Sie können auch eine Statusmeldung hinzufügen (z.B. „Im Urlaub bis 15.3." oder „Im Außendienst").

Der Status wird nach einer festgelegten Zeit automatisch zurückgesetzt. Sie können unter „Statusmeldung zeigen, wenn Personen mich @erwähnen" eine dauerhafte Abwesenheitsnachricht einstellen.

Wie plane ich eine Teams-Besprechung?

Es gibt mehrere Wege, eine Besprechung zu planen:

Methode 1: Direkt aus Teams

1. Klicken Sie auf Kalender in der linken Navigationsleiste.
2. Klicken Sie oben rechts auf Neue Besprechung.
3. Geben Sie Titel, Teilnehmer, Datum und Uhrzeit ein.
4. Optional: Fügen Sie eine Agenda oder Dateien hinzu.
5. Klicken Sie auf Senden.

Methode 2: Aus Outlook heraus

1. Erstellen Sie in Outlook einen neuen Termin.
2. Klicken Sie im Menüband auf Teams-Besprechung.
3. Outlook fügt automatisch die Einwahldaten hinzu.
4. Versenden Sie die Einladung wie einen normalen Outlook-Termin.

Methode 3: Sofortbesprechung starten

Klicken Sie in Teams auf Kalender → Jetzt besprechen, um eine spontane Besprechung ohne Terminplanung zu starten. Sie können anschließend Personen hinzufügen.

Wie nehme ich an einer Teams-Besprechung teil?

• Aus Teams: Gehen Sie zum Kalender und klicken Sie auf den Termin. Klicken Sie dann auf Teilnehmen.
• Aus Outlook: Öffnen Sie die Einladung und klicken Sie auf den Link „An Microsoft Teams-Besprechung teilnehmen".
• Per Link (Browser): Falls Sie Teams nicht installiert haben, können Sie auch per Browser teilnehmen (eingeschränkte Funktionen).

Vor dem Beitritt können Sie Mikrofon und Kamera testen bzw. aktivieren/deaktivieren.

Wie teile ich meinen Bildschirm in einer Besprechung?

1. Klicken Sie in der Besprechungsansicht unten auf das Symbol Teilen (Bildschirm mit Pfeil).
2. Wählen Sie aus, was Sie teilen möchten:
   • Desktop: Ihr gesamter Bildschirm wird geteilt (inkl. aller Fenster).
   • Fenster: Nur ein bestimmtes Programm (z.B. Word, Browser) wird geteilt.
   • PowerPoint: Präsentation im Referentenmodus mit Notizen.
3. Klicken Sie auf das gewünschte Element. Die Freigabe startet sofort.
4. Zum Beenden klicken Sie oben in der roten Leiste auf Freigabe beenden.

Kann ich eine Besprechung aufzeichnen?

Ja, wenn die Funktion freigeschaltet ist. Klicken Sie in der Besprechung auf die drei Punkte (⋯) und wählen Sie Aufzeichnung starten.

Alle Teilnehmenden werden über die Aufzeichnung informiert. Die Aufzeichnung wird nach Ende der Besprechung automatisch in SharePoint/OneDrive gespeichert und im Chat-Verlauf verlinkt.

Was kann ich tun, wenn mein Mikrofon oder meine Kamera nicht funktioniert?

Schritt 1: Geräte prüfen

• Klicken Sie in Teams oben rechts auf die drei Punkte (⋯) → Einstellungen → Geräte.
• Prüfen Sie, welches Mikrofon und welche Kamera ausgewählt sind. Testen Sie die Geräte über die Vorschau.
• Ändern Sie ggf. das Gerät (z.B. wenn mehrere Kameras/Mikrofone angeschlossen sind).

Schritt 2: Berechtigungen prüfen

• Windows: Einstellungen → Datenschutz → Kamera/Mikrofon. Stellen Sie sicher, dass Teams Zugriff hat.
• Browser: Achten Sie auf die Berechtigungsabfrage oben in der Adressleiste.

Schritt 3: Andere Programme schließen

Schließen Sie andere Anwendungen, die auf Kamera/Mikrofon zugreifen (z.B. Skype, Zoom, OBS).

Schritt 4: Headset-Verbindung prüfen

Prüfen Sie, ob das USB-/Bluetooth-Headset richtig angeschlossen ist. Trennen und verbinden Sie es erneut.

Schritt 5: Teams neu starten

Schließen Sie Teams vollständig (auch im Systray/Taskleiste) und starten Sie die Anwendung neu.

Wie nutze ich die Hintergrundunschärfe oder virtuelle Hintergründe?

Vor oder während einer Besprechung können Sie Ihren Hintergrund anpassen:

1. Klicken Sie vor dem Beitritt auf Hintergrundeffekte oder während der Besprechung auf die drei Punkte → Hintergrundeffekte anwenden.
2. Wählen Sie:
   • Weichzeichnen: Hintergrund wird unscharf gestellt.
   • Vordefinierte Bilder: Microsoft stellt verschiedene Hintergründe bereit.
   • Eigenes Bild hochladen: Laden Sie Ihr eigenes Hintergrundbild hoch (16:9-Format empfohlen).
3. Klicken Sie auf Anwenden und Video einschalten.

Diese Funktion ist besonders nützlich im Homeoffice, um private Räume auszublenden.

Wie erstelle ich ein neues Team?

1. Klicken Sie in Teams unten links auf Teams beitreten oder erstellen.
2. Klicken Sie auf Team erstellen.
3. Wählen Sie eine Vorlage oder Von Grund auf neu erstellen.
4. Wählen Sie den Datenschutz:
   • Privat: Nur eingeladene Personen können beitreten.
   • Öffentlich: Jeder in der Organisation kann beitreten.
5. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung ein.
6. Fügen Sie Mitglieder hinzu und weisen Sie ggf. Besitzer zu.

Besitzer können Einstellungen ändern, Mitglieder hinzufügen/entfernen und Kanäle erstellen. Mitglieder können nur Nachrichten senden und in Kanälen arbeiten.

Wie erstelle ich einen neuen Kanal in einem Team?

1. Gehen Sie zum gewünschten Team in der linken Leiste.
2. Klicken Sie auf die drei Punkte (⋯) neben dem Teamnamen.
3. Wählen Sie Kanal hinzufügen.
4. Geben Sie einen Namen und eine Beschreibung ein.
5. Wählen Sie den Typ:
   • Standard: Für alle Teammitglieder sichtbar.
   • Privat: Nur bestimmte Mitglieder haben Zugriff.
6. Klicken Sie auf Hinzufügen.

Kanäle helfen, Themen innerhalb eines Teams zu strukturieren (z.B. „Planung", „Dokumentation", „Support").

Wo finde ich Dateien, die in Teams-Kanälen gespeichert werden?

Jeder Kanal in Teams hat einen eigenen Reiter Dateien. Diese Dateien werden im Hintergrund in einer SharePoint-Dokumentbibliothek gespeichert.

Zugriff auf Dateien:

• Klicken Sie im Kanal auf den Reiter Dateien.
• Sie können Dateien hochladen, bearbeiten, herunterladen oder in OneDrive synchronisieren.
• Klicken Sie auf In SharePoint öffnen, um die vollständige Dokumentbibliothek zu sehen.

Alle Teammitglieder haben standardmäßig Zugriff auf die Dateien im Kanal. Berechtigungen werden über SharePoint verwaltet.

Wie füge ich Mitglieder zu einem Team hinzu?

1. Gehen Sie zum Team und klicken Sie auf die drei Punkte (⋯) neben dem Teamnamen.
2. Wählen Sie Mitglied hinzufügen.
3. Suchen Sie nach Personen oder Gruppen und fügen Sie sie hinzu.
4. Wählen Sie die Rolle: Besitzer oder Mitglied.

Nur Besitzer können Mitglieder hinzufügen/entfernen. Mitglieder können keine weiteren Personen einladen (je nach Einstellung).

Wie kann ich Benachrichtigungen in Teams anpassen?

Zu viele Benachrichtigungen können störend sein. So passen Sie sie an:

1. Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild → Einstellungen → Benachrichtigungen.
2. Wählen Sie für verschiedene Aktivitäten, ob und wie Sie benachrichtigt werden möchten:
   • Alle Aktivitäten: Sie werden über jede Nachricht informiert.
   • Erwähnungen und Antworten: Nur wenn Sie @erwähnt werden oder auf Ihre Nachrichten geantwortet wird.
   • Benutzerdefiniert: Eigene Regeln festlegen.
3. Aktivieren/deaktivieren Sie Benachrichtigungen für:
   • Chats, Kanalbeiträge, Besprechungen, Anrufe
   • Banner (Desktop), Sounds, E-Mails

Tipp: Für wichtige Kanäle/Teams können Sie benutzerdefinierte Benachrichtigungen festlegen (Rechtsklick auf Team/Kanal → Benachrichtigungen).

Wie markiere ich Nachrichten als wichtig oder dringend?

Beim Schreiben einer Nachricht in einem Kanal oder Chat:

1. Klicken Sie unter dem Nachrichtenfeld auf das Ausrufezeichen-Symbol (Zustellungsoptionen).
2. Wählen Sie:
   • Wichtig: Die Nachricht wird mit einem roten Ausrufezeichen markiert.
   • Dringend: Der Empfänger erhält alle 2 Minuten eine Benachrichtigung für 20 Minuten, bis er die Nachricht liest.

Wie kann ich bestimmte Kanäle stumm schalten?

Wenn Sie in vielen Teams Mitglied sind, aber nicht alle Kanäle verfolgen möchten:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Kanal.
2. Wählen Sie Kanalbenachrichtigungen → Aus.

Sie können den Kanal weiterhin lesen, erhalten aber keine Benachrichtigungen mehr. Erwähnungen (@Name) funktionieren weiterhin (je nach Einstellung).

Darf ich externe Gäste in ein Team einladen?

Das Einladen externer Gäste (Personen außerhalb des Kirchenkreises) ist grundsätzlich möglich, unterliegt aber folgenden Einschränkungen:

• Datenschutz: Prüfen Sie, ob die externe Person Zugriff auf sensible Daten haben darf.
• Freigabe erforderlich: Externe Gäste dürfen nur mit Zustimmung der IT oder Ihrer Führungskraft eingeladen werden.
• Eingeschränkte Rechte: Gäste haben weniger Berechtigungen als interne Mitglieder (z.B. keine Teams erstellen, keine Apps hinzufügen).

Um einen Gast einzuladen, fügen Sie seine externe E-Mail-Adresse beim Hinzufügen von Mitgliedern hinzu. Der Gast erhält eine Einladung per E-Mail.

Wie erkenne ich, ob jemand ein externer Gast ist?

Externe Gäste werden in Teams mit dem Hinweis (Gast) neben ihrem Namen gekennzeichnet. Dies gilt für Chat, Mitgliederlisten und Besprechungen.

Welche Apps kann ich in Teams nutzen?

Teams unterstützt zahlreiche Microsoft- und Drittanbieter-Apps:

• Planner: Aufgabenverwaltung und Projektverfolgung
• OneNote: Gemeinsame Notizbücher
• Forms: Umfragen und Formulare
• Power BI: Berichte und Dashboards
• SharePoint: Dokumentbibliotheken und Listen
• Weitere Apps: Je nach Freigabe (z.B. Trello, Asana, Polly)

Um eine App hinzuzufügen, klicken Sie in einem Kanal auf das Plus-Symbol (+) und wählen Sie die gewünschte App aus.

Wie füge ich eine Registerkarte (Tab) in einem Kanal hinzu?

1. Gehen Sie zum gewünschten Kanal.
2. Klicken Sie oben neben „Dateien" auf das Plus-Symbol (+).
3. Wählen Sie eine App oder Registerkarten-Typ:
   • Excel: Excel-Datei als Tab einbetten
   • Planner: Aufgabentafel direkt im Kanal
   • Website: Externe Website einbetten
4. Konfigurieren Sie die Registerkarte und klicken Sie auf Speichern.

Registerkarten machen wichtige Inhalte direkt im Kanal sichtbar, ohne dass Teammitglieder Dateien öffnen oder Programme wechseln müssen.

Kann ich mit Teams telefonieren?

Ja, wenn die Telefonie-Funktion für Ihr Konto freigeschaltet ist. Teams unterstützt:

• Interne Anrufe: Anrufe an andere Teams-Nutzer im Kirchenkreis (kostenlos).
• Externe Anrufe: Anrufe ins Festnetz und Mobilfunk (wenn Telefon-Lizenz vorhanden).

Klicken Sie auf das Anrufe-Symbol in der linken Navigationsleiste, um die Telefon-Ansicht zu öffnen. Sie können Nummern direkt wählen oder aus der Kontaktliste anrufen.

Teams ist langsam oder reagiert nicht – was kann ich tun?

Schritt 1: Cache leeren

1. Schließen Sie Teams vollständig (auch im Systray).
2. Öffnen Sie den Windows Explorer und geben Sie in die Adressleiste ein:
   %appdata%\Microsoft\Teams
3. Löschen Sie die Ordner Cache, tmp und GPUcache.
4. Starten Sie Teams neu.

Schritt 2: Teams-Desktop-App neu installieren

Falls das Problem weiterhin besteht, deinstallieren Sie Teams über die Windows-Systemsteuerung und laden Sie die neueste Version von der Microsoft-Website herunter.

Schritt 3: Browser-Version nutzen

Falls die Desktop-App nicht funktioniert, nutzen Sie vorübergehend die Browser-Version unter teams.microsoft.com.

Ich kann keine Dateien in Teams hochladen – was ist das Problem?

Mögliche Ursachen:

• Datei zu groß: Die maximale Dateigröße in Teams beträgt 250 GB (SharePoint-Limit). In der Praxis sind Uploads über 10 GB oft instabil.
• Keine Berechtigung: Prüfen Sie, ob Sie im Kanal/Team Bearbeitungsrechte haben.
• SharePoint-Speicher voll: Das Team-Speicherkontingent könnte erschöpft sein. Kontaktieren Sie die IT.
• Browser-Problem: Versuchen Sie die Desktop-App statt des Browsers.

Ich habe versehentlich eine Nachricht gelöscht – kann ich sie wiederherstellen?

Als normaler Nutzer können Sie gelöschte Nachrichten nicht selbst wiederherstellen. Je nach Compliance-Einstellungen können Administratoren gelöschte Nachrichten im Hintergrund archivieren und ggf. wiederherstellen.

Kontaktieren Sie die IT, wenn die Nachricht wichtig war und Sie sie dringend benötigen.

Was bedeutet „Sie sind nicht berechtigt, auf dieses Team zuzugreifen"?

Diese Meldung erscheint, wenn:

• Das Team privat ist und Sie nicht als Mitglied hinzugefügt wurden.
• Sie aus dem Team entfernt wurden.
• Das Team gelöscht wurde.

Wenden Sie sich an den Teambesitzer, um Zugriff zu erhalten, oder kontaktieren Sie die IT.

Wie organisiere ich meine Teams effizient?

• Weniger ist mehr: Erstellen Sie nicht zu viele Teams. Nutzen Sie Kanäle, um Themen zu strukturieren.
• Klare Benennungen: Verwenden Sie aussagekräftige Namen (z.B. „Projekt XY – Planung" statt „Team 1").
• Archivierung: Teams, die nicht mehr aktiv genutzt werden, sollten archiviert werden (Rechtsklick auf Team → Team verwalten → Team archivieren).
• Favoriten setzen: Markieren Sie wichtige Kanäle als Favoriten (Rechtsklick → Anzeigen), damit sie immer oben angezeigt werden.

Wie vermeide ich „Überkommunikation" in Teams?

• Nicht jede Nachricht braucht @alle: Verwenden Sie @Erwähnungen gezielt.
• Threads nutzen: Antworten Sie auf Nachrichten als „Antwort", statt neue Nachrichten zu schreiben. Das hält Diskussionen übersichtlich.
• Statusnachrichten setzen: Zeigen Sie mit Ihrem Status, wann Sie verfügbar sind.
• Nicht mehrere Kanäle gleichzeitig mit derselben Info füllen: Posten Sie Ankündigungen nur im relevanten Kanal.

Wie schütze ich meine Daten in Teams?

• Keine sensiblen Daten in Chats: Verwenden Sie für personenbezogene Daten, Passwörter oder Verträge gesicherte Ablagen (z.B. verschlüsselte SharePoint-Bibliotheken).
• Gäste mit Bedacht einladen: Externe Gäste sollten nur Zugriff auf notwendige Teams haben.
• Vorsicht bei Bildschirmfreigaben: Teilen Sie nur das notwendige Fenster, nicht Ihren gesamten Desktop.
• Aufzeichnungen sparsam nutzen: Zeichnen Sie Besprechungen nur auf, wenn es erforderlich ist, und informieren Sie alle Teilnehmenden.

Wo finde ich weitere Schulungen zu Teams?

Microsoft bietet umfangreiche Schulungsmaterialien:

• Microsoft Teams Schulungen: support.microsoft.com
• Interne Schulungen: Prüfen Sie, ob der Kirchenkreis Schulungen oder Workshops zu Teams anbietet.

An wen wende ich mich bei technischen Problemen mit Teams?

Kontaktieren Sie die IT-Abteilung des Kirchenkreises:

• E-Mail: support@kk-oh.de
• Telefon: 04521/788-0
• Persönlich: IT-Büro im Hauptgebäude

Weitere Informationen finden Sie auf der Seite IT-Support & Hilfe.