VoIP-Telefonie mit easybell

Anleitung zur Cloud-Telefonie mit dem Snom D785 und der easybell Smartphone-App

Startseite » Telefonhilfe – easybell & Snom D785

Was ist Cloud-Telefonie?

Cloud-Telefonie (auch VoIP-Telefonie genannt) bedeutet, dass die Telefonanlage nicht mehr physisch vor Ort steht, sondern als cloudbasierte Lösung über das Internet bereitgestellt wird.

Vorteile der Cloud-Telefonie:

  • Telefonieren vom Tischtelefon im Büro
  • Telefonieren per Smartphone-App von unterwegs oder aus dem Homeoffice
  • Durchgängige Erreichbarkeit unter der gleichen Rufnummer, unabhängig vom Standort
  • Flexible Anrufweiterleitung und moderne Telefonie-Funktionen

Hinweis: Die Telefonanlage wird als Dienst über das Internet bereitgestellt und erfordert daher eine stabile Internetverbindung.

Das Tischtelefon Snom D785

Das Snom D785 ist ein professionelles VoIP-Tischtelefon mit einem großen Farbdisplay und erweiterten Funktionstasten. Es bietet alle gängigen Telefonie-Funktionen sowie programmierbare Tasten für häufig genutzte Kontakte oder Funktionen.

1

Geräteübersicht & wichtige Bedienelemente

  • Hörer – für herkömmliche Telefongespräche
  • Display – zeigt Anruferinformationen, Kontakte und Menüs an
  • Zifferntasten – zur Eingabe von Rufnummern
  • Freisprechtaste (Lautsprecher-Symbol) – aktiviert den Freisprechmodus
  • Lautstärkeregler – zur Anpassung der Gesprächslautstärke
  • Funktionstasten – programmierbar für Kurzwahl, Anwesenheitsstatus von Kollegen oder Anrufweiterleitung
  • Navigationstasten – zur Bedienung des Menüs
2

Anrufe annehmen

Bei einem eingehenden Anruf gibt es mehrere Möglichkeiten:

  1. Das Telefon klingelt und zeigt die Rufnummer bzw. den Kontaktnamen im Display an.
  2. Hörer abnehmen – klassische Gesprächsannahme
  3. Freisprechtaste drücken – für Freisprechbetrieb
  4. Headset-Taste drücken (falls ein Headset angeschlossen ist)

Das Gespräch wird automatisch verbunden, sobald eine dieser Optionen gewählt wurde.

3

Ausgehende Anrufe tätigen

Methode 1: Direktwahl

  1. Hörer abnehmen oder Freisprechtaste drücken
  2. Rufnummer über die Zifferntasten eingeben
  3. Die Verbindung wird automatisch aufgebaut

Methode 2: Vorwahl (empfohlen)

  1. Rufnummer über die Zifferntasten eingeben (bei noch aufgelegtem Hörer)
  2. Nummer bei Bedarf korrigieren
  3. Hörer abnehmen oder Anruftaste drücken – die Verbindung wird aufgebaut

Gespräch beenden: Hörer auflegen, Freisprechtaste erneut drücken oder die rote Beenden-Taste drücken.

4

Stummschaltung (Mute-Funktion)

Die Stummschaltung deaktiviert temporär das Mikrofon, sodass der Gesprächspartner Sie nicht hören kann, während Sie ihn weiterhin hören.

  1. Während eines aktiven Gesprächs die Mute-Taste (durchgestrichenes Mikrofon-Symbol) drücken
  2. Im Display erscheint eine Anzeige, dass die Stummschaltung aktiv ist
  3. Erneutes Drücken der Mute-Taste hebt die Stummschaltung wieder auf

Tipp: Nutzen Sie die Stummschaltung, wenn Sie kurz mit Kollegen im Raum sprechen müssen oder Hintergrundgeräusche vermeiden möchten.

5

Kontakte aus dem Telefonbuch wählen

Häufig verwendete Kontakte können im Telefonbuch gespeichert oder auf Funktionstasten programmiert werden.

Zugriff über das Telefonbuch:

  • Drücken Sie die Telefonbuch-Taste oder navigieren Sie über das Menü zum Telefonbuch
  • Wählen Sie mit den Navigationstasten den gewünschten Kontakt aus
  • Drücken Sie die grüne Anruftaste oder heben Sie den Hörer ab

Zugriff über Funktionstasten:

  • Drücken Sie die entsprechende programmierte Funktionstaste
  • Der Anruf wird direkt aufgebaut
6

Weitere nützliche Funktionen

Anrufweiterleitung: Über das Menü können Sie Anrufe an eine andere Rufnummer weiterleiten lassen.

Wahlwiederholung: Drücken Sie die Wahlwiederholungstaste, um die zuletzt gewählte Nummer erneut anzurufen.

Anruferliste: Zeigt verpasste, angenommene und getätigte Anrufe an. Zugriff über die entsprechende Menütaste.

Halten (Hold): Legt einen Anruf in die Warteschleife, ohne ihn zu beenden. Über die Hold-Taste oder entsprechende Menüoption.

Hinweis: Bei Fragen zur Konfiguration von Funktionstasten oder erweiterten Einstellungen wenden Sie sich bitte an die IT-Abteilung.

Die easybell Smartphone-App

Mit der easybell Softphone-App wird Ihr Smartphone zu einer vollwertigen Nebenstelle der Telefonanlage. Sie können damit über die Internetverbindung (WLAN oder mobile Daten) unter Ihrer Büro-Rufnummer telefonieren.

Voraussetzungen & wichtige Informationen

  • Die App benötigt eine aktive Internetverbindung (WLAN oder mobile Daten mit ausreichend Bandbreite)
  • Sie telefonieren mit Ihrer dienstlichen Rufnummer, unabhängig von Ihrem Standort
  • Eingehende Anrufe werden an die App weitergeleitet, wenn diese aktiv ist
  • Die App unterstützt alle gängigen Telefonie-Funktionen wie Stummschaltung, Halten und Weiterleitung
  • Für optimale Sprachqualität wird eine WLAN-Verbindung empfohlen
1

Installation & Einrichtung

  1. Laden Sie die easybell Softphone-App aus dem App Store (iOS) oder Google Play Store (Android) herunter
  2. Die Zugangsdaten (SIP-Benutzername und Passwort) erhalten Sie von der IT-Abteilung
  3. Öffnen Sie die App und geben Sie die Zugangsdaten ein
  4. Nach erfolgreicher Anmeldung ist die App einsatzbereit

Wichtig: Ändern Sie keine Server-Einstellungen oder SIP-Konfigurationen. Diese werden von der IT-Abteilung vorkonfiguriert.

2

Anrufe annehmen

  1. Bei einem eingehenden Anruf öffnet sich automatisch die easybell App
  2. Tippen oder wischen Sie auf den grünen Annahme-Button
  3. Das Gespräch wird wie bei einem normalen Telefonat geführt
  4. Zum Beenden tippen Sie auf den roten Auflegen-Button

Hinweis: Je nach Smartphone-Einstellungen können Sie auch über den Sperrbildschirm Anrufe annehmen.

3

Ausgehende Anrufe tätigen

  1. Öffnen Sie die easybell App
  2. Tippen Sie auf das Tastenfeld-Symbol zur manuellen Rufnummerneingabe oder auf Kontakte zur Auswahl aus Ihrem Telefonbuch
  3. Geben Sie die Rufnummer ein oder wählen Sie einen Kontakt aus
  4. Tippen Sie auf den grünen Anruf-Button
  5. Die Verbindung wird über das Internet aufgebaut
  6. Zum Beenden tippen Sie auf den roten Button
4

Funktionen während eines Gesprächs

Während eines aktiven Gesprächs stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

  • Stummschaltung (Mute): Deaktiviert das Mikrofon temporär
  • Lautsprecher: Aktiviert den Freisprechmodus
  • Halten (Hold): Legt das Gespräch in die Warteschleife
  • Ziffernblock: Zur Eingabe von Ziffern während des Gesprächs (z.B. für Sprachmenüs)
  • Weiterleitung/Transfer: Übergibt das Gespräch an einen anderen Anschluss
5

Lautstärke & Benachrichtigungen

  • Die Gesprächslautstärke wird über die Lautstärketasten Ihres Smartphones während eines Gesprächs angepasst
  • Die Klingeltonlautstärke wird in den Smartphone-Einstellungen oder App-Einstellungen konfiguriert
  • Aktivieren Sie Push-Benachrichtigungen für die App, damit Sie auch bei geschlossener App Anrufe empfangen können
  • Stellen Sie sicher, dass die App nicht vom System-Energiesparmodus beendet wird

Tipp: Prüfen Sie in den Smartphone-Einstellungen, ob die easybell App die erforderlichen Berechtigungen (Mikrofon, Benachrichtigungen) besitzt.

Sicherheitshinweis: Ändern Sie keine SIP-Server-Einstellungen, Ports oder Authentifizierungsdaten. Diese Konfigurationen werden zentral von der IT-Abteilung verwaltet. Bei Problemen wenden Sie sich bitte an den IT-Support.

Problemlösung & häufige Fragen

Das Telefon klingelt nicht bei eingehenden Anrufen

Mögliche Ursachen:
• Prüfen Sie, ob das Netzwerkkabel am Snom-Telefon korrekt angeschlossen ist
• Kontrollieren Sie, ob eine Rufumleitung oder Nachtschaltung aktiv ist
• Stellen Sie sicher, dass die Klingeltonlautstärke nicht auf stumm gestellt ist
• Bei anhaltenden Problemen: Kontaktieren Sie den IT-Support zur Überprüfung der Telefonregistrierung

Keine Tonverbindung oder schlechte Sprachqualität

Lösungsansätze:
• Erhöhen Sie die Lautstärke am Gerät
• Prüfen Sie, ob die Stummschaltung versehentlich aktiviert ist
• Bei der Smartphone-App: Wechseln Sie zu einer stabileren Internetverbindung (WLAN statt mobile Daten)
• Testen Sie mit einem anderen Hörer oder Headset
• Kontaktieren Sie bei anhaltenden Qualitätsproblemen den IT-Support

Die easybell App verbindet sich nicht

Prüfen Sie folgende Punkte:
• Internetverbindung aktiv und stabil?
• Zugangsdaten korrekt eingegeben?
• App-Berechtigungen (Mikrofon, Netzwerk) erteilt?
• Firewall oder VPN blockiert möglicherweise die Verbindung
• App-Neustart oder Neuinstallation durchführen
• Wenden Sie sich bei anhaltenden Problemen an die IT-Abteilung

Falsche Rufnummer gewählt

Beenden Sie das Gespräch höflich mit einer kurzen Entschuldigung („Entschuldigung, falsch verbunden"). Legen Sie auf und wählen Sie die korrekte Nummer erneut.

Wie richte ich eine Rufumleitung ein?

Rufumleitungen können je nach Konfiguration direkt am Snom-Telefon über das Menü oder über das Verwaltungsportal eingerichtet werden. Die genaue Vorgehensweise erfragen Sie bitte bei der IT-Abteilung, da dies von Ihrer Berechtigungsstufe abhängt.

Sicherheitshinweise & Best Practices

Notrufe

Wichtig: Notrufe (112, 110) sollten grundsätzlich über das Mobilfunknetz getätigt werden, da VoIP-Telefonie von einer funktionierenden Internetverbindung abhängig ist.

  • 112 – Feuerwehr, Rettungsdienst, Notarzt
  • 110 – Polizei-Notruf

Bei Stromausfall oder Netzwerkproblemen ist das VoIP-Telefon nicht funktionsfähig. Halten Sie daher im Notfall immer ein Mobiltelefon bereit.

Professionelle Telefon-Etikette

  • Melden Sie sich mit Namen und ggf. Abteilung
  • Sprechen Sie deutlich und in angemessener Lautstärke
  • Lassen Sie Gesprächspartner ausreden
  • Nutzen Sie die Stummschaltung bei Hintergrundgesprächen
  • Beenden Sie Gespräche höflich mit einer Verabschiedung
  • Dokumentieren Sie wichtige Gesprächsinhalte zeitnah

Datenschutz bei der Telefonie

Beachten Sie bei dienstlichen Telefonaten die Datenschutzrichtlinien:

  • Führen Sie vertrauliche Gespräche nicht im Freisprechmodus in Großraumbüros
  • Geben Sie personenbezogene Daten nur nach Identitätsprüfung des Anrufers weiter
  • Nutzen Sie die dienstliche Rufnummer ausschließlich für berufliche Zwecke
  • Bewahren Sie Ihre App-Zugangsdaten sicher auf

Support & Kontakt

Benötigen Sie Unterstützung?

Bei technischen Problemen, Fragen zur Konfiguration oder Störungsmeldungen wenden Sie sich bitte an:

  • E-Mail: support@kk-oh.de
  • Erreichbarkeit: Mo–Fr, 8:00–16:30 Uhr

Bitte geben Sie bei Störungsmeldungen an:

  • Gerätetyp (Snom D785 oder easybell App)
  • Ihre Rufnummer
  • Genaue Fehlerbeschreibung
  • Zeitpunkt des Auftretens