Microsoft Outlook ist Ihr zentrales Programm für E-Mails und Termine im Kirchenkreis. Sie können Outlook auf Ihrem Computer, im Browser unter portal.office.com oder auf dem Handy nutzen.
E-Mails lesen und schreiben
E-Mail lesen: Klicken Sie im Posteingang auf eine E-Mail, um sie zu öffnen. Ungelesene E-Mails sind fett dargestellt.
Neue E-Mail schreiben:
- Klicken Sie oben links auf „Neue E-Mail“.
- Geben Sie im Feld „An“ die E-Mail-Adresse des Empfängers ein. Outlook schlägt nach den ersten Buchstaben passende Kontakte vor.
- Geben Sie einen Betreff ein – eine kurze Beschreibung, worum es geht.
- Schreiben Sie Ihre Nachricht in das große Textfeld.
- Klicken Sie auf „Senden“.
Anlagen versenden
Um eine Datei mitzuschicken, klicken Sie auf das Büroklammer-Symbol und wählen die gewünschte Datei aus. Bei großen Dateien (ab 20 MB) empfiehlt es sich, einen OneDrive-Link zu versenden statt die Datei direkt anzuhängen.
Kalender nutzen und freigeben
Termin erstellen: Klicken Sie unten links auf das Kalender-Symbol und dann doppelt auf den gewünschten Tag und Zeitpunkt. Geben Sie Titel, Ort und Uhrzeit ein und klicken Sie auf „Speichern & Schließen“.
Besprechung planen: Erstellen Sie einen neuen Termin und fügen Sie im Feld „Teilnehmer einladen“ die Kollegen hinzu. Diese erhalten eine Einladung per E-Mail und können zu- oder absagen.
Kalender freigeben
Sie können Ihren Kalender für Kollegen sichtbar machen, damit diese Ihre Verfügbarkeit sehen:
- Öffnen Sie den Kalender.
- Klicken Sie oben auf „Kalender freigeben“.
- Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein.
- Wählen Sie, wie viel die Person sehen darf (z. B. „Frei/Gebucht-Zeiten“ oder „Alle Details“).
- Klicken Sie auf „Freigeben“.
E-Mail-Signatur einrichten
Eine Signatur wird automatisch unter jede E-Mail gesetzt und enthält Ihren Namen, Ihre Position und Kontaktdaten. So richten Sie sie ein:
- Klicken Sie in Outlook auf Datei (oben links).
- Wählen Sie Optionen.
- Klicken Sie links auf E-Mail.
- Klicken Sie auf den Button „Signaturen...“.
- Klicken Sie auf „Neu“ und geben Sie einen Namen für die Signatur ein (z. B. „Dienstlich“).
- Gestalten Sie Ihre Signatur im Textfeld (Name, Funktion, Telefon, E-Mail).
- Wählen Sie unten bei „Neue Nachrichten“ und „Antworten/Weiterleitungen“ Ihre neue Signatur aus.
- Klicken Sie auf OK.
Regeln erstellen
Mit Regeln können Sie E-Mails automatisch sortieren lassen – zum Beispiel alle E-Mails von einem bestimmten Absender in einen Ordner verschieben:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail, die Sie als Vorlage nutzen möchten.
- Wählen Sie „Regeln“ → „Regel erstellen...“.
- Wählen Sie die Bedingung (z. B. „Von: Max Mustermann“).
- Wählen Sie die Aktion (z. B. „In Ordner verschieben“).
- Klicken Sie auf OK.
Einfach erklärt
Regeln sind wie automatische Sortierhelfer: Sie legen fest, welche E-Mails wohin sortiert werden sollen. Das spart Zeit, wenn Sie viele E-Mails bekommen.
Abwesenheitsnotiz einrichten
Wenn Sie im Urlaub oder länger nicht erreichbar sind, können Sie eine automatische Antwort einrichten. Jeder, der Ihnen schreibt, bekommt dann automatisch eine Nachricht:
- Klicken Sie auf Datei (oben links).
- Klicken Sie auf „Automatische Antworten (Abwesenheitsassistent)“.
- Wählen Sie „Automatische Antworten senden“.
- Setzen Sie den Zeitraum (von – bis).
- Schreiben Sie Ihren Abwesenheitstext, z. B.: „Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin vom TT.MM. bis TT.MM. nicht im Büro. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Vertretung].“
- Klicken Sie auf OK.
Nicht vergessen!
Die Abwesenheitsnotiz schaltet sich am eingestellten Enddatum automatisch ab. Prüfen Sie nach Ihrer Rückkehr trotzdem, ob sie deaktiviert ist.
Häufige Probleme
Outlook öffnet sich nicht
Starten Sie Ihren Computer neu und versuchen Sie es erneut. Falls das Problem weiterhin besteht, prüfen Sie unter portal.office.com, ob Sie Ihre E-Mails im Browser lesen können. Kontaktieren Sie andernfalls den IT-Support.
E-Mails kommen nicht an
- Prüfen Sie Ihren Junk-E-Mail-Ordner – die Nachricht wurde möglicherweise als Spam erkannt.
- Prüfen Sie, ob Ihre Internetverbindung funktioniert.
- Bitten Sie den Absender, die E-Mail erneut zu senden.
Anlage lässt sich nicht öffnen
Manche Dateitypen werden aus Sicherheitsgründen blockiert. Falls Sie eine Anlage nicht öffnen können, bitten Sie den Absender, die Datei als PDF oder über OneDrive zu teilen.
Postfach ist voll
Wenn Ihr Postfach die Speichergrenze erreicht, können Sie keine neuen E-Mails mehr empfangen. Löschen Sie alte, nicht mehr benötigte E-Mails und leeren Sie den Papierkorb („Gelöschte Elemente“).