Gerät verloren oder gestohlen

Was Sie sofort tun – bei Laptop, Handy, USB-Stick oder wenn Ihr Konto übernommen wurde.

Das Wichtigste zuerst

Melden Sie den Verlust sofort an support@m1.kk-oh.de und informieren Sie Ihre Leitung. Warten Sie nicht bis zum nächsten Morgen und nicht darauf, ob das Gerät vielleicht doch noch auftaucht.

In den ersten Stunden lässt sich fast jeder Schaden verhindern. Später wird es aufwendig. Niemand bekommt Ärger, weil etwas verloren gegangen ist – Ärger entsteht nur, wenn es zu spät gemeldet wird.

Diese Seite gilt für alles, womit man an dienstliche Daten kommt: Dienst-Laptop, Diensthandy, privates Handy mit der Authenticator-App, USB-Stick, aber auch Papierunterlagen mit personenbezogenen Daten – und für den Fall, dass jemand Ihr Passwort erbeutet hat.

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Sofort melden

Schreiben Sie an support@m1.kk-oh.de. Setzen Sie „VERLUST" in den Betreff, dann sehen wir es sofort.

  • Was ist weg? (Laptop, Handy, USB-Stick, Unterlagen)
  • Wann und wo haben Sie es zuletzt gehabt?
  • Verloren oder gestohlen? Das macht für das weitere Vorgehen einen Unterschied.
  • War das Gerät eingeschaltet und entsperrt?
  • Welche Daten oder Programme waren darauf zugänglich?
  • Ist Ihr Konto darauf angemeldet gewesen (Outlook, Teams, OneDrive)?

Informieren Sie parallel Ihre Leitung. Bei personenbezogenen Daten ist das keine Höflichkeit, sondern Teil der Meldepflicht.

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Passwort ändern – von einem sicheren Gerät

Ändern Sie Ihr Passwort von einem anderen Gerät aus, dem Sie vertrauen – zum Beispiel einem Büro-PC oder dem Rechner einer Kollegin.

Nicht vom betroffenen Gerät aus

Wenn der Verdacht besteht, dass jemand Zugriff auf Ihren Computer hatte, könnte dort ein Schadprogramm mitlesen. Ein neues Passwort wäre dann sofort wieder bekannt.

Anleitung: Passwort ändern. Wenn Sie sich nicht mehr anmelden können, weil die Bestätigung auf dem verlorenen Handy lief, melden Sie sich bei der IT – wir setzen die Bestätigung für Sie zurück.

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Was die IT dann für Sie tut

Damit Sie wissen, was passiert und was Sie erwartet:

  • Wir beenden alle aktiven Anmeldungen Ihres Kontos – wer noch angemeldet war, fliegt raus.
  • Wir sperren bei Bedarf das Konto vorübergehend.
  • Wir setzen die Anmeldebestätigung (MFA) zurück, damit Sie sie neu einrichten können.
  • Wir prüfen, ob es ungewöhnliche Anmeldungen gab.
  • Bei zentral verwalteten Geräten prüfen wir, ob eine Fernsperrung oder Löschung möglich ist.
  • Wir prüfen, ob eine Meldung nach Datenschutzrecht nötig ist.

Rechnen Sie damit, dass Sie danach ein neues Passwort setzen und die Authenticator-App neu einrichten müssen. Das ist normal.

Je nachdem, was weg ist

📱 Handy mit der Authenticator-App

Auch wenn es „nur" Ihr privates Handy war: Darauf lief die Bestätigung für Ihr dienstliches Konto.

  • Melden Sie es der IT, damit wir die Bestätigung zurücksetzen.
  • Lassen Sie die SIM-Karte bei Ihrem Mobilfunkanbieter sperren, wenn das Handy gestohlen wurde.
  • Sie können sich vorübergehend nicht anmelden – das ist beabsichtigt und wird schnell behoben.
  • Nach der Einrichtung auf dem neuen Gerät funktioniert alles wie vorher.

💻 Dienst-Laptop

  • Sofort melden – auch nachts oder am Wochenende per E-Mail.
  • Bei Diebstahl: Anzeige bei der Polizei erstatten und die Tagebuchnummer an die IT weitergeben.
  • Nennen Sie, ob auf dem Gerät lokal gespeicherte Dateien lagen (Desktop, Downloads).
  • Waren Sie zuletzt über VPN verbunden? Sagen Sie es dazu.

💾 USB-Stick oder externe Festplatte

Beschreiben Sie möglichst genau, welche Daten darauf waren. Bei personenbezogenen Daten – Namen, Adressen, Mitgliederlisten, Kinderdaten, Personalunterlagen – ist das ein Datenschutzvorfall und muss innerhalb kurzer Zeit bewertet werden.

Hinweis für die Zukunft: Personenbezogene Daten gehören nicht auf USB-Sticks. Nutzen Sie stattdessen OneDrive, SharePoint oder die Netzlaufwerke – siehe Datenschutz im Arbeitsalltag.

📄 Papierunterlagen

Auch verlorene Ausdrucke mit personenbezogenen Daten sind ein Datenschutzvorfall. Melden Sie an Leitung und IT, welche Unterlagen betroffen sind und wo sie verloren gingen.

⚠️ Verdacht: Jemand hat mein Konto übernommen

Typische Anzeichen: E-Mails im Postausgang, die Sie nicht geschrieben haben; Kolleginnen und Kollegen erhalten seltsame Nachrichten von Ihnen; eine Weiterleitungsregel, die Sie nicht angelegt haben; Anmeldebestätigungen, die Sie nicht ausgelöst haben.

  • Bestätigen Sie keine Anmeldeanfrage, die Sie nicht selbst ausgelöst haben – niemals.
  • Sofort melden und Passwort von einem sicheren Gerät ändern.
  • Löschen Sie nichts – wir müssen nachvollziehen, was passiert ist.

Zum Unterschied zwischen einem echten Einbruch und einer bloßen Drohmail siehe Gehacktes Konto vs. Betrugs-Mail.

Warum es auf Stunden ankommt

Wenn personenbezogene Daten betroffen sind, muss der Vorfall nach geltendem Datenschutzrecht innerhalb von 72 Stunden bewertet und gegebenenfalls gemeldet werden. Diese Frist läuft ab dem Moment, in dem die Stelle davon erfährt – und sie lässt sich nur einhalten, wenn Sie den Verlust zügig melden.

So bleibt der Schaden von vornherein klein

Vier Gewohnheiten, die im Ernstfall den Unterschied machen

  • Bildschirm sperren (Windows-Taste + L) und am Handy eine Displaysperre nutzen.
  • Dateien in OneDrive, SharePoint oder auf den Netzlaufwerken ablegen, nicht lokal auf dem Gerät.
  • Keine personenbezogenen Daten auf USB-Sticks und nicht auf privaten Geräten.
  • Geräte nicht sichtbar im Auto liegen lassen – der häufigste Diebstahlsort überhaupt.

Meldung

✉️ IT-Abteilung

E-Mail: support@m1.kk-oh.de – Betreff mit „VERLUST" beginnen

Regelmäßige Erreichbarkeit: Mo–Do 8:00–15:30 Uhr, Fr 8:00–12:00 Uhr

Schreiben Sie auch außerhalb dieser Zeiten sofort – die Meldung ist dann bereits eingegangen und wir beginnen zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Warten Sie damit nicht bis zum nächsten Arbeitstag.