OneDrive & SharePoint – Dateien speichern & teilen

Wie Sie Ihre Dateien sicher in der Cloud speichern, teilen und gemeinsam bearbeiten.

Mit OneDrive und SharePoint speichern Sie Ihre Dateien sicher in der Cloud von Microsoft 365. Die Dateien sind von überall erreichbar – vom Computer, Handy oder Browser – und werden automatisch gesichert.

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Was ist was? OneDrive vs. SharePoint

OneDrive = Ihr persönlicher Aktenschrank

OneDrive ist Ihr eigener Speicherplatz in der Cloud. Hier legen Sie Dateien ab, die nur Sie brauchen – zum Beispiel Entwürfe, persönliche Notizen oder Arbeitsdokumente. Nur Sie haben Zugriff darauf, es sei denn, Sie teilen eine Datei bewusst mit anderen.

SharePoint / Teams = der gemeinsame Aktenschrank

SharePoint ist der gemeinsame Speicherplatz für Teams und Abteilungen. Wenn Sie in Microsoft Teams eine Datei hochladen, landet sie automatisch auf SharePoint. Alle Mitglieder des Teams können auf diese Dateien zugreifen und sie gemeinsam bearbeiten.

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Wie greife ich auf meine Dateien zu?

Sie haben drei Möglichkeiten, auf Ihre OneDrive- und SharePoint-Dateien zuzugreifen:

  • Datei-Explorer am PC: OneDrive erscheint als Ordner im Datei-Explorer (links in der Seitenleiste). Sie können Dateien dorthin kopieren und verschieben wie in jeden anderen Ordner.
  • Im Browser: Öffnen Sie portal.office.com, melden Sie sich an und klicken Sie auf OneDrive oder SharePoint.
  • Auf dem Handy: Installieren Sie die OneDrive-App aus dem App Store oder Google Play Store und melden Sie sich mit Ihrem dienstlichen Konto an.
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Dateien teilen

Statt Dateien per E-Mail zu verschicken, können Sie einen Teilen-Link erstellen. Das ist sicherer und die andere Person hat immer die aktuellste Version:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei (im Explorer oder im Browser).
  • Wählen Sie „Teilen“.
  • Geben Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse der Person ein.
  • Wählen Sie, ob die Person die Datei nur ansehen oder auch bearbeiten darf.
  • Klicken Sie auf „Senden“.

Tipp

Anstatt große Dateien per E-Mail zu verschicken, senden Sie besser einen OneDrive-Link. So vermeiden Sie volle Postfächer und die Empfänger haben immer die neueste Version.

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Was bedeuten die Symbole?

Im Datei-Explorer sehen Sie neben Ihren OneDrive-Dateien kleine Symbole. Das bedeuten sie:

  • Blaue Wolke – Die Datei ist nur online gespeichert. Sie wird erst heruntergeladen, wenn Sie sie öffnen. Das spart Speicherplatz auf Ihrem Computer.
  • Grüner Haken (im Kreis) – Die Datei ist auf Ihrem Computer gespeichert und gleichzeitig in der Cloud. Sie können sie auch ohne Internet öffnen.
  • Blaue Pfeile (drehend) – Die Datei wird gerade synchronisiert (hochgeladen oder heruntergeladen).
  • Rotes X – Es gibt ein Problem bei der Synchronisierung. Klicken Sie auf das OneDrive-Symbol in der Taskleiste für mehr Informationen.
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Datei versehentlich gelöscht?

Keine Panik – der Papierkorb hilft!

Gelöschte Dateien landen im OneDrive-Papierkorb und bleiben dort 93 Tage erhalten. So stellen Sie eine Datei wieder her:

  • Öffnen Sie OneDrive im Browser (portal.office.com → OneDrive).
  • Klicken Sie links auf „Papierkorb“.
  • Suchen Sie die gelöschte Datei und klicken Sie auf „Wiederherstellen“.

Nach 93 Tagen endgültig gelöscht

Dateien, die länger als 93 Tage im Papierkorb liegen, werden endgültig gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. Handeln Sie daher möglichst schnell.